يشاركناأوليفر هاينكه خبرته القيّمة في مجال التنظيم الهجين والرقمي للمؤتمرات والمعارض من منظور منظم مؤتمرات محترف (PCO) على مدار العامين الماضيين.

بشكل أساسي، تتطور المؤتمرات الرقمية أو الهجينة بمرور الوقت، لذا يجب دمج المعرفة المكتسبة في تطوير المزيد من الأشكال - بحيث تنمو وتتكيف بشكل متزايد مع احتياجات المشاركين.

لخص بعضاً من أهم ما تعلمه وخبراته الرئيسية

• معدل عدم الحضور للفعاليات عبر الإنترنت أعلى منه في الفعاليات التي تقام وجهاً لوجه، حيث أن الاستثمار الكلي (على سبيل المثال لا توجد تكاليف للسفر/الإقامة/الوقت) أقل وهذا يقلل من عتبة عدم المشاركة
• في المقابل، تكون مدة الإقامة وتفاعل المشاركين مع العروض المختارة عبر الإنترنت أطول/ أعلى
• يتم استخدام برامج الدردشة والقنوات الأخرى للتواصل من قبل حوالي 25% من المشاركين
• المعارض الافتراضية عبر الإنترنت أقل تردداً، ونادراً ما يستغرق الضيوف عموماً وقتاً لزيارة المعرض الافتراضي، حيث أنهم يزورون الحدث خصيصاً للعروض التقديمية الفردية، وقد جربت إنتربلان بالفعل بعض خيارات العروض التقديمية الافتراضية هنا وتوصلت إلى استنتاج مفاده أن المعارض/المعارض التجارية الافتراضية لا تلقى قبولاً جيداً
• كيف يمكن دمج الشركات في البرنامج بدلاً من العرض التقديمي في المعرض؟ على سبيل المثال، يمكن إنشاء خانات في برنامج المحاضرات، وكلمات رئيسية قصيرة، ويمكن للشركات تقديم نفسها للجمهور والإشارة إلى ملفها الشخصي. وقد أدى ذلك إلى مستوى أعلى من التفاعل مع الملف التعريفي للشركة!
• يعتمد قبول الحدث على أهداف المنظمين: يمكن تغطية نقل المعرفة بشكل جيد من خلال العرض عبر الإنترنت، ويتم نقل العواطف من خلال الفعاليات وجهاً لوجه!

أسئلة مهمة تحتاج إلى إجابة

• هل نقوم ببث جميع الجلسات؟
• هل جميعها مباشرة أم يجب إتاحة بعضها بعد ذلك؟
• هل نقوم بالبث في اتجاهين، أي هل التفاعل مع الضيف مطلوب؟
• هل هناك محتوى حصري للبث المباشر عبر الإنترنت فقط أم للفعالية في الموقع؟
• هل أحتاج إلى معرض افتراضي أم برنامج داعم؟
• كيف أقوم بإيجاز مقدمي العروض بحيث يتم إشراك الضيوف عبر الإنترنت؟
• هل أحتاج إلى مفهوم منفصل للفعالية عبر الإنترنت؟
• ما هي سياسة التسعير الخاصة بي بحيث يتم تغطية التكاليف الإضافية للبث عبر الإنترنت؟

فيما يلي بعض النصائح حول العناصر التقنية التي يجب مراعاتها عند تنظيم مؤتمر افتراضي:

• اجعل عمليات تسجيل الدخول بسيطة قدر الإمكان
• تصميم تصفح الصفحات بشكل بديهي
• انتبه إلى إدارة المحتوى، وخطط بشكل متماسك
• توفير التفاعل، على سبيل المثال من خلال المنتديات الجماعية
• اجعل المنصة متاحة قبل بضعة أيام حتى يتسنى للمشاركين التعرف على المنصة

شاركت متحدثتنا التالية، ناتاشا كنيسل من وكالة الفعاليات "جازونيك (يفتح في علامة تبويب جديدة)"، وجهات نظرها وتجاربها في الفعاليات المختلطة مقارنة بالفعاليات المباشرة.

وفقاً لدراسة أُجريت مؤخراً في الولايات المتحدة، فإن الفعاليات المختلطة هي الوضع الطبيعي الجديد وحوالي 80% من المؤسسات تخطط لإقامة فعاليات مختلطة في المستقبل. ما هو هذا الاتجاه؟ هل هي موضة جديدة أم ضرورة؟ دعنا نلقي نظرة فاحصة.

كما تشرح ناتاشا أن وضع تصور للفعالية هو حرفة ويتطلب تخطيطاً دقيقاً وشاملاً. الخطوة الأولى التي يجب على مديري الفعاليات اتخاذها هي الاختيار الاستراتيجي للشكل. لا يجب أن يكون السؤال هو "كيف أخطط لفعالية مختلطة"، بل يجب أن يكون السؤال "أي شكل يلبي معاييرنا".

أما فيما يتعلق بالمعايير، فهناك دائماً ثلاثة معايير، بغض النظر عن تنسيق الفعالية:

• المعلومات
• العاطفة
• المشاركة

لذلك يجب تحليل تنسيق الفعالية الخاصة بك وفقًا لهذه المعايير.

على سبيل المثال، تحتوي التنسيقات المعلوماتية مع نقل المعرفة البحتة (مثل المحاضرات المتخصصة) على القليل من العاطفة ولا تتطلب أي مشاركة من جانب المشاركين. ومن ناحية أخرى، يتطلب العصف الذهني مشاركة نشطة من المشاركين ويهدف إلى إيجاد الحلول. أما الحفلات الموسيقية أو فعاليات بناء الفريق فتتطلب بالتأكيد انفعالات.

عند الاختيار بين الهجين أو الرقمي، فإن المشاركة هي معيار التقييم الأكثر أهمية.

كما تؤكد ناتاشا على حقيقة أن الناس هم محور الفعاليات الهجينة كما هو الحال في الفعاليات المباشرة. ومن أجل أن يشعر المشاركون بالتقدير، يجب نقل بعض خصائص التواصل المباشر إلى الرقمية. على سبيل المثال، يمكن أن يكون للعناصر المكانية المتوفرة للمشاركين الرقميين، والتجهيز الغامر مع مقاطع الفيديو كجزء من سلسلة ندوات عبر الإنترنت أو التدريب على الفيديو التمهيدي وإلقاء نظرة خلف الكواليس في الفعاليات الرقمية تأثير دائم.

أخيراً وليس آخراً - "لنتجرأ على التخطيط لما هو غير كامل".

تتيح عناصر البرنامج المفاجئة، مثل التحية الشخصية القصيرة بالفيديو، حتى لو كانت مجرد لحظة قصيرة، اكتشافات عفوية وفردية وتسمح بالتقارب.

كما تتناول آن موتزكي، رئيسة قسم مبيعات المؤتمرات في شركة فيسبادن للمؤتمرات والتسويق، معايير الحدث التي ذكرتها ناتاشا كنيسل وتقدم تقريراً عن تجاربها مع منظمي معرض RMCC 2021.

لقد لوحظ أن الفعاليات مثل المعارض التجارية وأشكال الترفيه التي تتطلب عاطفة وتفاعلًا يصعب تحقيقها رقميًا. ومن الأمثلة الجيدة على ذلك المؤتمر السنوي لمنظمة DGKFO e.V. الذي (يفتح في علامة تبويب جديدة) حضره 1000 مشارك في الموقع و1500 مشارك آخر عبر الإنترنت. كما تمكن المتحدثون الدوليون من المشاركة رقميًا، مما وفر عليهم الوقت والتكاليف اللازمة للحضور الفعلي. ومع ذلك، كان من الأفضل إقامة معرض الصناعة بشكل مباشر، حيث إن الصناعة تولي أهمية كبيرة للقدرة على لمس المنتجات وهذا لا يمكن استنساخه افتراضيًا.

كما تناول جو ويبل، مدير أول للمشروعات ومدير الحسابات الرئيسية في شركة schoko pro GmbH، (يفتح في علامة تبويب جديدة) موضوع جناح المعرض التجاري الافتراضي. وكانت تجاربه وتجارب عملائه إيجابية من جميع النواحي.

فقد تم رقمنة منصات المعرض التجاري وإعادة إنشائها بشكل ثلاثي الأبعاد، وتمكن المشاركون من التجول في المنصة رقميًا على المنصة، وتنزيل مقاطع الفيديو وملفات PDF، بل والتواصل مع مشغل المنصة. وأخيراً، تم إنشاء تقييم لطول مدة الإقامة وتفاعل المشاركين مع العميل.