Oliver Heinke comparte con nosotros su valiosa experiencia en el campo de la organización híbrida y digital de congresos y exposiciones desde la perspectiva de un OPC (Organizador Profesional de Congresos) a lo largo de los dos últimos años.

Básicamente, los congresos digitales o híbridos evolucionan con el tiempo, por lo que los conocimientos adquiridos deben incorporarse al desarrollo de nuevos formatos, para que crezcan y se adapten cada vez más a las necesidades de los participantes.

Algunas de sus principales enseñanzas y experiencias resumidas:

• La tasa de no asistencia a los eventos en línea es mayor que en los presenciales, ya que la inversión global (por ejemplo, sin costes de viaje/alojamiento/tiempo) es menor y esto reduce el umbral de inhibición para la no participación.
• en contrapartida, la duración de la estancia y el compromiso de los participantes con las ofertas en línea seleccionadas son más largos/altos
• Los programas de chat y otros canales para establecer contactos son utilizados por aproximadamente el 25% de los participantes.
• Lasexposiciones en línea son menos frecuentadas, los invitados no suelen dedicar tiempo a visitar la exposición virtual, ya que sólo visitan el evento específicamente para las presentaciones individuales, Interplan ya ha probado algunas opciones de presentación virtual aquí y ha llegado a la conclusión de que las ferias/exposiciones virtuales no son bien recibidas
• ¿Cómo pueden integrarse las empresas en el programa en lugar de una presentación en una exposición? Por ejemplo, se pueden crear espacios en el programa de conferencias, breves keynotes, las empresas pueden presentarse al público y hacer referencia a su perfil. De este modo se consigue una mayor interacción con el perfil de la empresa.
• La aceptación del acto depende de los objetivos de los organizadores: La transferencia de conocimientos puede cubrirse bien con la oferta online, ¡las emociones se transmiten a través de eventos presenciales!

Preguntas importantes a las que hay que dar respuesta

• ¿Transmitimos todas las sesiones?
• ¿Son todas en directo o algunas de ellas deben estar disponibles a posteriori?
• ¿Transmitimos en dos direcciones, es decir, se desea la interacción con el invitado?
• ¿Hay contenidos exclusivos sólo para la retransmisión en línea o para el acto in situ?
• ¿Necesito una exposición virtual o un programa de apoyo?
• ¿Cómo informo a los presentadores para que involucren a los invitados en línea?
• ¿Necesito un concepto aparte para el evento en línea?
• ¿Cuál es mi política de precios para cubrir los costes adicionales de la retransmisión en línea?

He aquí algunos consejos sobre los elementos técnicos que hay que tener en cuenta al organizar un congreso virtual:

• Simplifique al máximo los procesos de inicio de sesión
• Diseñe la navegación de las páginas de forma intuitiva
• Preste atención a la gestión de contenidos, planifique de forma coherente
• Ofrezca interactividad, por ejemplo mediante foros de grupo
• Haga que la plataforma esté disponible unos días antes para que los participantes puedan familiarizarse con ella

Nuestra siguiente ponente, Natascha Kneissl, de la agencia de eventos Jazzunique (Se abre en una nueva pestaña), compartió sus opiniones y experiencias sobre los eventos híbridos frente a los eventos en directo.

Según un estudio reciente realizado en EE.UU., la hibridación es la nueva tendencia y alrededor del 80% de las organizaciones planifican eventos híbridos en el futuro. ¿En qué consiste esta tendencia? ¿Es una nueva moda o una necesidad? Veámoslo más de cerca.

Como explica Natascha, la conceptualización de eventos es un arte y requiere una planificación precisa y minuciosa. El primer paso que deben dar los organizadores es la selección estratégica de un formato. La pregunta no debe ser "¿cómo planifico un acto híbrido?", sino "¿qué formato se ajusta a nuestros parámetros?".

En cuanto a los parámetros, siempre hay tres, independientemente del formato del evento:

• Información
• emoción
• Implicación

Por tanto, el formato de su evento debe analizarse en función de estos parámetros.

Por ejemplo, los formatos informativos con pura transferencia de conocimientos (por ejemplo, conferencias especializadas) contienen poca emoción y apenas requieren implicación por parte de los participantes. El brainstorming , por el contrario, requiere la implicación activa de los participantes y tiene como objetivo encontrar soluciones. Los conciertos o los eventos de creación de equipos requieren emociones.

A la hora de elegir entre híbrido o digital, la implicación es el criterio de evaluación más importante.

Natascha también subraya el hecho de que las personas son tan protagonistas en los formatos híbridos como en los eventos en directo. Para que los participantes se sientan valorados, hay que trasladar a lo digital algunas de las características de la comunicación en directo. Por ejemplo, los elementos espaciales que están a disposición de los participantes digitales, la puesta en escena inmersiva con vídeos como parte de una serie de seminarios web o la formación inicial en vídeo y una mirada entre bastidores en los eventos digitales pueden tener un efecto duradero.

Por último, pero no por ello menos importante: "Atrevámonos a planificar lo imperfecto".

Los elementos sorprendentes del programa, como un breve saludo personal en vídeo, aunque sólo sea un momento, permiten descubrimientos espontáneos e individuales y favorecen la cercanía.

Anne Motzki, Jefa de Ventas de Convenciones de Wiesbaden Congress & Marketing, también aborda los parámetros del evento mencionados por Natascha Kneissl e informa sobre sus experiencias con los organizadores de RMCC 2021.

Se ha observado que eventos como ferias y formatos de entretenimiento que requieren emoción e interacción son difíciles de realizar digitalmente. Un buen ejemplo de ello es la conferencia anual de la DGKFO e.V. (Se abre en una nueva pestaña), con 1.000 participantes in situ y otros 1.500 en línea. Los ponentes internacionales también pudieron participar digitalmente, lo que les ahorró tiempo y gastos de presencia física. Sin embargo, la exposición del sector fue mejor celebrarla en directo, ya que el sector concede gran importancia a poder tocar los productos y esto difícilmente puede reproducirse virtualmente.

Joe Wippel, Senior Project Manager & Key Account Manager de schoko pro GmbH (Se abre en una nueva pestaña), también abordó el tema del stand ferial virtual. Sus experiencias y las de sus clientes fueron muy positivas.

Los stands feriales se digitalizaron y recrearon en 3D, los participantes pudieron recorrer el stand digitalmente en la plataforma, descargar vídeos y PDF e incluso ponerse en contacto con el operador del stand. Por último, se creó para el cliente una evaluación de la duración de la estancia y la interacción de los participantes.