Oliver Heinke partage avec nous ses précieuses expériences dans le domaine de l'organisation hybride et numérique de congrès et d'expositions au cours des deux dernières années, du point de vue d'un PCO (Professional Congress Organizer).

Le principe de base est le suivant : les congrès numériques ou hybrides évoluent au fil du temps, ainsi les connaissances acquises doivent être intégrées dans le développement d'autres formats - ainsi ceux-ci grandissent et s'adaptent de plus en plus aux besoins des participants.

Voici un résumé de ses principaux enseignements et expériences :

• le taux de non-participation aux événements en ligne est plus élevé que pour les événements en présentiel, car l'investissement total (par ex. pas de frais de déplacement/d'hébergement/de temps) est plus faible, ce qui réduit le seuil d'inhibition de la non-participation
• en revanche, le temps passé et l'engagement des participants avec les offres en ligne choisies sont plus longs/plus élevés.
• Les programmes de chat et autres canaux de réseautage sont utilisés par environ 25% des participants.
• Les expositions en ligne sont peu fréquentées, le visiteur prend en général rarement le temps de visiter l'exposition virtuelle, car il ne se rend à la manifestation que pour assister à certaines présentations. Interplan a déjà testé quelques possibilités de présentation virtuelle et en conclut que les salons/expositions virtuels ne sont pas bien acceptés.
• Comment les entreprises peuvent-elles être intégrées dans le programme au lieu d'être présentées dans une exposition ? Par exemple, il est possible de créer des créneaux dans le programme des conférences, de courtes interventions clés, les entreprises peuvent ainsi se présenter aux spectateurs et faire référence à leur profil. Cela a conduit à une plus grande interaction avec le profil de l'entreprise !
• L'acceptation de l'événement dépend de l'objectif des organisateurs : La transmission de connaissances peut être facilement couverte par l'offre en ligne, les émotions sont transmises par des manifestations en présence!

Questions importantes auxquelles il faut répondre :

• Est-ce qu'on diffuse toutes les sessions ?
• Sont-elles toutes en direct ou doivent-elles être partiellement mises à disposition après coup ?
• Est-ce que nous diffusons dans deux directions, c'est-à-dire est-ce que l'interaction avec l'invité est souhaitée ?
• Y a-t-il un contenu exclusif uniquement pour le streaming en ligne ou pour l'événement sur place ?
• Ai-je besoin d'une exposition virtuelle ou d'un programme-cadre ?
• Comment dois-je briefer les animateurs pour qu'ils fassent participer les invités en ligne ?
• Ai-je besoin d'un concept spécifique pour l'événement en ligne ?
• Quelle est ma politique de prix afin de couvrir les frais supplémentaires liés à la diffusion en ligne ?

Voici encore quelques conseils sur les éléments techniques à prendre en compte lors de l'organisation d'un congrès virtuel :

• rendre les processus de connexion aussi simples que possible
• Rendre la navigation des pages intuitive
• tenir compte de la gestion du contenu, planifier de manière cohérente
• offrir de l'interactivité, par exemple par des forums de groupe
• Rendre la plateforme accessible quelques jours à l'avance afin que les participants puissent se familiariser avec elle.

Notre oratrice suivante, Natascha Kneissl de l'agence événementielle Jazzunique (S'ouvre dans un nouvel onglet), a partagé son point de vue et son expérience sur les événements hybrides par rapport aux événements en direct.

Selon une étude récente menée aux États-Unis, l'hybride est une nouvelle normalité et environ 80% des entreprises prévoient d'organiser des événements hybrides à l'avenir. Qu'en est-il de cette tendance ? S'agit-il d'une nouvelle mode ou d'une nécessité ? Regardons de plus près.

Comme l'explique Natascha, " la conception d'un événement est un métier et nécessite une planification précise et approfondie. La première étape que les gestionnaires d'événements doivent franchir est le choix stratégique d'un format. Pour cela, la question ne devrait pas être "comment planifier un événement hybride", mais plutôt "quel format correspond à nos paramètres".

En ce qui concerne les paramètres, il y en a toujours trois, quel que soit le format de l'événement :

• Information
• Émotion
• Implication

Le format de votre événement doit donc être analysé en fonction de ces paramètres.

Ainsi, les formats informatifs avec transmission pure de connaissances (p. ex. exposé spécialisé) ne contiennent que peu d'émotions et ne nécessitent guère d'implication de la part des participants. En revanche , le brainstorming suppose la participation active des participants et vise à trouver des solutions. Les concerts ou les événements de team building font définitivement appel aux émotions.

Lors du choix entre hybride et numérique, l'implication est le critère d'évaluation le plus important.

Natascha souligne également le fait que l'être humain est tout aussi central dans les formats hybrides que dans les événements en direct. Pour que les participants se sentent valorisés, certaines caractéristiques de la communication en direct doivent être reprises dans le numérique. Ainsi, des éléments spatiaux mis à la disposition des participants numériques, des mises en scène immersives avec des vidéos dans le cadre d'une série de webinaires ou d'une formation vidéo d'intégration, ainsi qu'un regard dans les coulisses peuvent avoir un effet durable lors d'événements numériques.

Last but not least - "Osons prévoir même l'imparfait".

Des points de programme surprenants, comme par exemple un bref salut vidéo personnel, même s'il ne s'agit que d'un petit moment, permettent des découvertes spontanées et individuelles et autorisent la proximité.

Anne Motzki, Head of Convention Sales chez Wiesbaden Congress & Marketing, reprend également les paramètres de la manifestation évoqués par Natascha Kneissl et fait part de ses expériences avec les organisateurs du RMCC 2021.

On constate ainsi que les événements tels que les salons et les formats de divertissement, qui supposent des émotions et des interactions, sont difficilement réalisables par voie numérique. La conférence annuelle de la DGKFO e.V. en (S'ouvre dans un nouvel onglet) est un bon exemple, avec 1000 participants sur place et 1500 autres connectés en ligne. Le numérique a également permis aux intervenants internationaux de participer, ce qui leur a évité le temps et le coût d'une présence physique. Il était toutefois préférable de tenir l'exposition industrielle en direct, car l'industrie attache une grande importance à ce que les produits puissent être touchés, ce qui ne peut guère être représenté virtuellement.

Joe Wippel, Senior Project Manager & Key Account Manager schoko pro GmbH (S'ouvre dans un nouvel onglet), a également abordé le thème du stand d'exposition virtuel. Son expérience et celle de ses clients ont été tout à fait positives.

Les stands d'exposition ont été numérisés et reproduits en 3D, les participants ont pu faire le tour du stand en numérique sur la plateforme, télécharger des vidéos et des PDF et même entrer en contact avec le gérant du stand. Enfin, une évaluation de la durée de présence et de l'interaction des participants a pu être réalisée pour le client.