Oliver Heinke teilt mit uns seine wertvollen Erfahrungen im Bereich der hybriden und digitalen Organisation von Kongressen und Ausstellungen aus den letzten knapp 2 Jahren aus der Sicht eines PCOs (Professional Congress Organizer).

Grundsätzlich gilt: Digitale oder hybride Kongresse entwickeln sich über die Zeit weiter, so sollen gewonnene Erkenntnisse in die Entwicklung von weiteren Formaten einfließen - so wachsen diese und werden zunehmend an die Bedürfnisse der Teilnehmenden angepasst.  

Einige seiner Key-Learnings und Erfahrungen zusammengefasst:

• No-Show Rate bei Online-Events ist höher als bei Präsenzveranstaltungen, da die Gesamtinvestition (z. B. keine Kosten für Anreise/ Übernachtung/ Zeitaufwand) niedriger ist und dadurch die Hemmschwelle zur Nicht-Teilnahme sinkt
• dafür ist die Verweildauer und das Engagement der Teilnehmenden mit den jeweils ausgewählten Online-Angeboten länger/ höher
• Chatprogramme und weitere Kanäle zum Networken werden von ca. 25% der Teilnehmenden genutzt
• Online-Ausstellungen sind wenig frequentiert, der Gast nimmt sich in der Regel selten die Zeit für einen Besuch der virtuellen Ausstellung, da er gezielt nur für einzelne Vorträge die Veranstaltung besucht, hier hat Interplan bereits einige Möglichkeiten der virtuellen Darstellung ausprobiert und kommt zu dem Fazit, dass virtuelle Messen/ Ausstellungen nicht gut angenommen werden
• Wie können Firmen anstelle einer Präsentation in einer Ausstellung in das Programm eingebunden werden? Z. B. können Slots im Vortragsprogramm geschaffen werden, kurze Key-Notes, die Firmen können sich so den Zuschauenden vorstellen und auf ihr Profil verweisen. Dies hat zu einer höheren Interaktion mit dem Firmenprofil geführt!
• Akzeptanz der Veranstaltung hängt von der Zielsetzung der Organisatoren ab: Wissensvermittlung lässt sich gut mit dem Online-Angebot abdecken, Emotionen werden durch Präsenzveranstaltungen vermittelt!

Wichtige Fragestellungen, die es zu beantworten gilt:

• Streamen wir alle Sessions?
• Sind diese alle live oder sollen sie teilweise nachbereitet zur Verfügung gestellt werden?
• Streamen wir in zwei Richtungen, sprich, ist Interaktion mit dem Gast gewünscht?
• Gibt es exklusiven Content nur beim Online-Streaming oder bei der Vor-Ort-Veranstaltung?
• Brauche ich eine virtuelle Ausstellung oder ein Rahmenprogramm?
• Wie briefe ich die Moderatoren, damit diese die Online-Gäste mit einbeziehen?
• Brauche ich eine eigene Konzeption für die Online-Veranstaltung?
• Wie sieht meine Preis-Politik aus, damit die zusätzlichen Kosten für das Online-Streaming gedeckt sind?

Hier noch ein paar Tipps, welche technischen Bausteine bei der Organisation eines virtuellen Kongresse zu beachten sind:

• Log-In Prozesse so einfach wie möglich zu gestalten
• Navigation der Seiten intuitiv gestalten
• Content Management beachten, schlüssig planen
• Interaktivität bieten, z. B. durch Gruppenforen
• Plattform einige Tage im Voraus zugänglich machen, damit sich Teilnehmende mit Plattform vertraut machen können

Unsere nächste Rednerin, Natascha Kneissl von der Event-Agentur Jazzunique (Öffnet in einem neuen Tab), teilte ihre Ansichten und Erfahrungen mit hybriden Veranstaltungen im Vergleich zu Live-Events.

Laut einer kürzlich durchgeführten Studie in den USA ist Hybrid eine neue Normalität, und ca. 80% der Unternehmen planen in Zukunft hybride Veranstaltungen. Was hat es mit dieser Tendenz auf sich? Ist es eine neue Mode oder eine Notwendigkeit? Lassen Sie uns genauer hinschauen.

Wie Natascha erklärt: Die Eventkonzeption ist ein Handwerk und erfordert eine genaue und gründliche Planung. Der erste Schritt, den Eventmanager machen müssen, ist die strategische Auswahl eines Formats. Dabei sollte die Frage nicht lauten "wie plane ich eine hybride Veranstaltung", sondern vielmehr "welches Format entspricht unseren Parametern".

Was die Parameter betrifft, so gibt es, unabhängig von einem Veranstaltungsformat, immer drei:

• Information
• Emotion
• Involvement

Das Format Ihrer Veranstaltung muss also nach diesen Parametern analysiert werden.

So enthalten informative Formate mit reiner Wissensvermittlung (z.B. Fachvortrag) nur wenig Emotionen und erfordern kaum Involvement der Teilnehmer. Brainstorming hingegen setzt die aktive Beteiligung der Teilnehmer voraus und zielt auf eine Lösungsfindung ab. Bei Konzerten oder Teambuilding-Events sind Emotionen definitiv gefragt.

Bei der Wahl zwischen hybrid oder digital ist das Involvement das wichtigste Bewertungskriterium.

Natascha unterstreicht auch die Tatsache, dass der Mensch in hybriden Formaten genauso im Mittelpunkt steht wie bei Live-Events. Damit die Teilnehmer sich wertgeschätzt fühlen, müssen einige der Eigenschaften der Live-Kommunikation ins Digitale übernommen werden. So können räumliche Elemente, die den digitalen Teilnehmern zur Verfügung stehen, immersive Inszenierungen mit Videos als Teil einer Webinarreihe oder eines Onboarding-Videotrainings sowie ein Blick hinter die Kulissen bei digitalen Veranstaltungen nachhaltig wirken.

Last but not least - "Trauen wir uns, auch Unperfektes einzuplanen".

Überraschende Programmpunkte, wie z.B. ein kurzer persönlicher Videogruß, auch wenn es nur ein kleiner Moment ist, ermöglichen spontane und individuelle Entdeckungen und lassen Nähe zu.

Anne Motzki, Head of Convention Sales bei Wiesbaden Congress & Marketing, greift ebenfalls die von Natascha Kneissl angesprochenen Parameter der Veranstaltung auf und berichtet von ihren Erfahrungen mit den Veranstaltern des RMCC 2021.

So ist zu beobachten, dass Veranstaltungen wie Messen und Unterhaltungsformate, die Emotionen und Interaktionen voraussetzen, digital nur schwer umsetzbar sind. Ein gutes Beispiel dafür ist die Jahrestagung der DGKFO e.V. mit 1000 Teilnehmern vor Ort und weiteren 1500 online geschalteten Teilnehmern. Digital konnten auch die internationalen Referenten teilnehmen, was ihnen die Zeit und die Kosten einer physischen Anwesenheit ersparte. Die Industrieausstellung wurde jedoch besser live abgehalten, da die Industrie großen Wert darauf legt, dass die Produkte angefasst werden können und dies virtuell kaum abgebildet werden kann.

Joe Wippel, Senior Project Manager & Key Account Manager schoko pro GmbH (Öffnet in einem neuen Tab), ging ebenfalls auf das Thema des virtuellen Messestandes ein. Seine Erfahrungen und die seiner Kunden waren rundum positiv.

Messestände wurden digitalisiert und in 3D nachgebaut, die Teilnehmer konnten auf der Plattform digital um den Stand laufen, Videobeiträge und PDFs herunterladen und sogar mit dem Standbetreiber in Kontakt treten. Abschließend konnte eine Auswertung über die Verweildauer und Interaktion der Teilnehmer für den Kunden erstellt werden.